fbpx

Ako urobiť online stretnutie zmysluplne?

ako urobiť online stretnutie

Spájať sa na diaľku je super vec. Video-chat umožňuje v porovnaní s posielaním ručne písaných listov, telegramami, hlasovými telefonátmi, či posielaním sms-iek úžasne komplexný a dialogický kontakt. Ale aj tak, v porovnaní s osobným kontaktom je video-chat stále oklieštenou formou komunikácie. Ako urobiť online stretnutie čo najzmysluplnejšie aj keď nie sme spolu v jednej miestnosti?

V predchádzajúcom článku som písal o tom, prečo nás virtuálne stretnutia vyčerpávajú viac ako tie osobné. Časť vplyvu má technika, časť ľudské vnímanie a časť psychológia človeka. Tu si povieme niekoľko tipov ako urobiť online stretnutie napriek fyzickej vzdialenosti viac ľudsky blízke.

(2057 online slov, 10 minút čítania)

ako urobiť online stretnutie

Dozviete sa: ako urobiť online stretnutie čo najlepšie

Dôležité je myslieť na štyri faktory:

  • pridať viac ľudskosti,
  • odstrániť zbytočné nepríjemnosti (časť týchto odporúčaní je v predchádzajúcom článku),
  • viac stretnutie riadiť
  • a zapájať aktívne ľudí.

Mnoho prvkov ako robiť online stretnutie dobre je spoločných s offline poradou, workshopom, či iným osobným skupinovým stretnutím.

Ako urobiť online stretnutie viac ľudské?

Je niekoľko rozumných aj emocionálnych dôvodov prečo je dobré pridať do virtuálnych stretnutí niečo, čo ľudí viac spojí a poľudští ich digitálny, plochý a nevoňavý obraz.

Niekedy sa ľudia nepoznajú a potrebujú preklenúť úvodné spoznávanie. Inokedy sa ľudia v online stretnutí síce poznajú, ale dlhšie sa nevideli. A v čase pandémie má každý, aj známy aj neznámy, možno viac divokých myšlienok a emócií a o kúsok viac starostí ako obvykle. A niečo z nich sa oplatí ventilovať s ostatnými. Zdieľanie znamená zbližovanie. Obvykle.

Ľudskosť stretnutia prežívame pozitívne vtedy, keď sme počas stretnutia pochopení, prijímaní a podporovaní. Keď vnímame, že sme vítaní a keď je rešpektovaná naša verzia interakcie s druhými (napr. s videom alebo bez neho). To sa ľahšie hovorí ako robí. Najmä, keď je náš kontakt ohraničený na orezaný obraz tváre alebo torza.

Vo videočetoch sme v porovnaní s osobným kontaktom o všeličo ukrátení a tak to potrebujeme kompenzovať iným správaním v tom virtuálnom.

Väčšina týchto odporúčaní je vhodných pre menšie skupiny do 10 ľudí. Ale kľúčom je experimentovanie a prispôsobovanie sa aktuálnym podmienkam a potrebám skupiny vo virtuálnom prostredí.

1. Dajte slobodu videu

Ako som písal v minulom článku – je veľa ľudí, ktorým video vyhovuje a lepšie sa cítia, keď vidia iných a keď iní vidia ich. Avšak iným odľahne, ak ich ostatní nevidia. Dajte im tú slobodu výberu.

O možnostiach zapnutého alebo vypnutého videa sa spoločne v skupine porozprávajte. Lebo iným zase môže byť nepríjemné, že niekoho nevidia.

Treba sa dohodnúť na odskúšaní modelu, ktorý vám bude fungovať. Takáto dohoda je dobrá pre skupiny ľudí, ktorí sa spájajú častejšie a poznajú sa.

Jedna z možných dohôd je, že človek, čo chce byť bez videa, si ho na vyzvanie zapne, inak môže byť bez obrazu. Je to otázka dôvery aj rešpektu. Napríklad aj v tom, že človek bez videa nezneužíva situáciu na to, že počas porady si robí niečo iné a nevenuje sa stretnutiu.

Niekedy len samotné rozprávanie sa o tejto možnosti dáva ľuďom pocit slobody. Potom ostanú po celý čas so zapnutým videom, aj keď to spočiatku vnímali ako nepríjemný tlak.

Iná možnosť ako urobiť online stretnutie je len hlasové spojenie úplne bez videa, ale treba si to vyskúšať ako sa vám tak diskutuje.

Zapnutie a vypnutie videa je aj závislé od formátu stretnutia. Ak je súčasťou stretnutia prednáška alebo dlhší vstup k téme na porade, tak stačí, že video má iba rečník a ostatní sú divákmi s vypnutým video-vysielaním a mikrofónom. Až v prípade aktívnej diskusie si video a mikrofón môže zapnúť ten, čo sa chce niečo opýtať alebo zdieľať svoju skúsenosť.

2. Podporujte small-video-talk

Keď sú ľudia na pracovisku, tak je bežné, že kým začne porada, tak sa ľudia už pozdravili aj prehodili spolu pár slov o tom ako sa majú. V home office sa takéto každodenné krátke pozastavenia pri kolegoch nedejú a preto sa úvodný small-talk pred poradou hodí. A je dobré s ním počítať do celkového času virtuálnej porady, lebo môže zabrať aj viac ako štvrťhodinu.

Jedna z vecí, ktorá pomáha robiť online stretnutie efektívne, je mať dobre odhadnutý čas stretnutia, ktorý počíta aj s neformálnou časťou aj s riešením technických problémov.

Predsa len, ak sme neboli s niekým celý týždeň, tak začať spolu hovoriť o práci akoby sa nechumelilo mnohým nevyhovuje. A zo strany usporiadateľa je to prehliadanie toho, že jednáme s ozajstnými ľuďmi, ktorí mohli počas týždňa všeličo zažiť.

Takže si trochu len tak pokecajte, kým začnete pracovať.

3. Zdieľajte ako sa máte

Aj nezávisle od strašidiel izolácie, preťaženia z houmofisu, či neistoty z korony, je dobré, ak sa ľudia podelia o to ako sa majú, a čo im ide hlavou. Najmä, ak sa nejaký čas nevideli a spoločne majú viesť plodnú a tvorivú diskusiu.

Na rozdiel od small-talku, ktorý môže byť na hocakú tému, je dobré sa aj priamo pýtať ako sa ľudia majú, čo ich trápi a čo im robí radosť. Pomôže to naladiť sa s ostatnými.

Môže to niektorým pomôcť otvoriť aj myšlienky a emócie, ktoré keby ostali nevypovedané, tak by mohli brániť uvoľneniu sa a sústredeniu na rozhovor.

ako urobiť online stretnutie

4. Umožnite vzájomné spoznávanie sa

Aj keď sa iba jeden nepozná s ostatnými, tak je dobré urobiť krátke zoznámenie sa. Nech ľudia povedia niečo o sebe a prečo sú súčasťou virtuálneho stretnutia. Najmä, ak sa jedná o začiatok dlhodobejšej spolupráce.

Ak sa celý tím pozná a pristupuje tam pár nových ľudí a nie je veľa času, tak stačí, ak sa aspoň tí noví dvoma vetami predstavia a tím ich privíta medzi sebou. Ak máte o kúsok viac času tak, je oveľa dôležitejšie, aby sa členovia tímu predstavili tým novým. Lebo tí sú hosťami a nováčikovia majú väčší stres z novej situácie. Ak má pokračovať ďalšia spolupráca, je dobré, aby si ľudia, ktorí majú na diaľku viac spolupracovať potom ešte urobili aj vlastné “zoznamovanie rozhovory”.

5. Urobte digitálne stretnutie viac osobné

Každý je teraz doma, nech povie ostatným, kde sa nachádza a prípadne nech ukáže miestnosť, z ktorej komunikuje. Samozrejme, ak priestor vyzerá ako po výbuchu kadibudky a kamera je celkom zámerne namierená na jedinú čistú stenu, tak toto môže mnohých vyplašiť. Dajte im teda aj možnosť ukázať čokoľvek osobné, čo majú na stole, obrázok na stene alebo výhľad z okna.

Bežne sa deje, že niekto začne spontánne small-talk niečím osobným a zaujímavým. A niekto ďalší sa pridá: Áno, aj ja som zažil tento týždeň niečo podobné. Jééj, aj ja mám sošku budhu na stole…

A môžete z toho urobiť kolečko, kde každý zdieľa – čo ho najviac potešilo, čo sa mu podarilo, akému hobby sa mal viac/menej času venovať, aký seriál videl a čím ho zaujal…

6. Prinášajte osobné pracovné novinky

Jedným z možných preklenutí zo small-talku na pracovné témy, je povedať ostatným dvoma vetami, čo za posledné obdobie pracovného objavili, pochopili a naučili sa. Počas bežnej pracovnej doby, takéto veci ľudia zdieľajú mikro-dialógmi, kedy sa len otočia na stoličke k susedovi, stretnú sa v kuchynke na káve alebo si pokecajú pri obede.

V čase núteného houmofisu by bola škoda, keby sme drobné pracovné objavy jednotlivcov prehliadali. Sú totiž často nielen zaujímavé, ale prinášajú aj veľmi užitočné informácie pre ostatných. Ich zdieľanie nielen udržuje prehľad a informovanosť tímu o veciach, na ktorých sa v organizácii pracuje, ale utužujú sa tak pocity spolupatričnosti, ktoré v časoch fyzickej izolácie môžu mnohým chýbať.

Zhrnutie ako urobiť online stretnutie viac ľudské:

  • zdieľajte pracovné novinky,
  • ukážte ako vyzerá váš houmofis alebo niečo osobné z priestoru odkiaľ vysielate,
  • predstavte sa a zoznámte sa s ostatnými,
  • zdieľajte ako sa máte, čo vám beží v hlave a aké máte emócie, ktoré ovplyvňujú vašu pohodu a prácu,
  • počítajte s časom na small-talk do časového rozvrhu stretnutia,
  • urobte si dohody o zapínaní a vypínaní videa aj mikrofónov, aby ľudia boli čo najviac v pohode.

Facilitujte – smerujte a štruktúrujte

Viesť skupinové stretnutie, poradu, workshop nie je jednoduché ani keď sú ľudia osobne prítomní. A ak sú reprezentovaní iba plochým obdĺžnikom na obrazovke je to o to ťažšie.

Virtuálny míting, v porovnaní s osobným stretnutím, potrebuje byť ešte viac riadený, štruktúrovaný a smerovaný k cieľu, lebo pozornosť pripojených je ešte viac rozptýlená. Je dôležité, aby niekto mal na starosti prípravu aj riadenie priebehu porady a zabezpečenie každého užitočného výstupu z nej.

Nebudem tu písať všetky princípy a metódy facilitácie ako urobiť online stretnutie kvalitným stretnutím. To nájdete v mojej knihe Facilitace. Skoro všetky princípy prípravy a riadenia online stretnutia sú totožné s tými osobnými.

Tu zdieľam iba niekoľko tipov, ktoré sú špecifické pre online prostredie.

7. Umožnite skupinové četovanie

Každý softvér na skupinové video-hovory má nejakú formu četu. Vždy pred stretnutím sa dohodnite, či ho spustíte alebo nie. Niekedy to veľmi pomáha, lebo ľudia si zapisujú nápady, otázky či komentáre. A z obsahu četu potom môžu vzísť zaujímavé veci.

Určite si však dohodnite nejaké četovacie pravidlá – lebo, ak tam ľudia začnú pridávať vtipy, komentovať to GIFmi a nahadzovať najnovšie memečka, tak sa budete veľmi čudovať ako to, že ich vaša prezentácia katastrofických výsledkov firmy tak teší.

chat group
Ten trápny moment, keď si pochopila, že si písala do nesprávnej skupiny

8. Aktivizujte ľudí vo virtuálnych skupinkách (chatroomoch)

Viaceré softvéry pre skupinové video-hovory umožňujú, aby sa ľudia prepli z veľkej skupiny do malej a tam viedli rozhovory trebárs aj v trojiciach. Je dôležité mať počas porady skupinu zapojenú. Pri virtuálnych stretnutiach je to rovnako dôležité aj možné.

Jeden z najlepších spôsobov ako dosiahnuť, aby ľudia vnímali stretnutie ako užitočné a zmysluplné, je dať im viac času na aktívne zapojenie. To sa dá práve tým, že vymyslíte, v ktorých častiach virtuálneho stretnutia je vhodné, aby ľudia hovorili spolu v malých skupinkách.

Moderátor, facilitátor alebo vedúci porady sa dokáže medzi jednotlivými skupinami aj prepínať a navštevovať ich.

9. Pýtajte si mentálnu prítomnosť každého

V skupinách je normálna tzv. sociálna lenivosť. Je to bežný a normálny fenomén, kedy jednotlivci vyvíjajú menšiu snahu a úsilie, keď sú v skupine, ako keby pracovali samostatne.

Čím je viac ľudí v skupine, tým je väčšia šanca, že sa niekto iba pasívne prizerá. A pozornosť mu uniká do denného snenia, začne si čítať maily… veď to poznáte. Pri virtuálnych poradách sa zmenšuje sociálna kontrola a tak ľudia majú ešte väčšiu tendenciu čakať, že sa niekto iný ozve. A tak čakajú všetci.

Pri virtuálnych stretnutiach je potrebné ľudí priamo vyzývať a priamo sa ich pýtať, aby sa vyjadrili ku konkrétnej veci.

A nielen to – videočet umožňuje ľahšie simulovať, že ste telom prítomní a pritom sa dá mimo obraz robiť oveľa viac ako keď všetci sedia okolo jedného stola na porade.

Je dôležité, aby na stretnutí boli len tí, ktorých sa to týka, aby mali účastníci prirodzenú motiváciu dávať pozor. Je rovnako dôležité, aby sa diskutovali veci, čo sú k téme a aby facilitátor posúval rozhovor v téme aj medzi ľuďmi. To je starosť facilitátora porady.

Takisto je však dôležité ľudí zapájať. Aktívni extroverti oveľa ľahšie ako v offline stretnutiach preberajú iniciatívu, lebo veď nikto práve nehovoril. Facilitátor zapája pasívnejších, čo je pri virtuálnom kontakte ešte dôležitejšie, lebo pocit prehliadania môže byť silnejší práve pri dlhšej odluke od tímu. A dostať sa k slovu cez videočet je ešte ťažšie ako pri osobnom stretnutí.

Pri veľkých skupinách je pre tichších/pasívnejších naozaj lepšie rozdeliť skupinu do menších skupiniek a tam dať pravidlo, že každý prispieva svojím názorom.

ako urobiť online stretnutie

10. Praktické kolečko – čo potrebujem od koho

Už som to spomínal viac razy – keď sa ľudia vidia každý deň v práci, tak úplne samozrejme kontaktujú koho potrebujú, aby niečo prejednali, overili si, spýtali sa a poprosili o pomoc.

Keď sú ľudia na pracovisku doma, nenapadne im opýtať sa najbližšieho kolegu, lebo tam s nimi žiadny nesedí.

Požiadajte ľudí, nech vám každý povie, čo by potreboval, od koho, čo mu chýba, čo by sa mu zišlo pre ľahšiu prácu. Ľudia majú nielen potreby, ale im aj napadnú dobré riešenia ako si uľahčiť prácu v karanténe. Mnohé z nich sú potom využiteľné pre všetkých.

Experimentujte

Tento zoznam iste nie je kompletný a mnohí už máte svoje skúsenosti. Každý softvér na videočet má svoje pre aj proti, ale väčšinou sú veľmi podobné.

Tak, či onak kľúčovým faktorom kvalitného online stretnutia je facilitátor. Môže to byť vedúci skupiny, zvolávateľ a organizátor stretnutia, ale aj niekto kto má na starosti obsah, proces a ciele stretnutia.

Facilitátor ovplyvňuje obsahovú efektívnosť stretnutia, ale aj ľudské aspekty prebiehajúcej komunikácie. Myslite na obe.

Pravidlá a odporúčania ako urobiť online stretnutie sú na to, aby sa skúšali, testovali, zavrhli alebo vylepšovali podľa vlastných potrieb.


Iné zaujímavé články nájdete napríklad:

https://www.psychologytoday.com/us/blog/master-your-success/202004/how-connect-meaningfully-in-virtual-meeting#comments_bottom

https://www.psychologytoday.com/us/blog/your-brain-work/202003/5-ways-science-shows-us-how-work-better-virtually

https://www.psychologytoday.com/us/blog/your-brain-work/202004/the-science-virtual-work


(1x mesačne):

Pridaj komentár

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.

Scroll to Top
%d blogerom sa páči toto: